SAP xApp Knowledge Network – Von der Idee zum Produkt

By Dagmar Brozio, SAP AG & Jörg Beringer, Head of xApps Design, SAP AG – 20. Oktober 2003

English Version

 

Die Idee (Vision)

"Nichts ist so erschreckend, wie nicht wissen und doch handeln." (Johann Wolfgang Goethe)

Dieses Zitat von Johann Wolfgang Goethe lässt sich auch auf den betriebswirtschaftlichen Sektor ausdehnen. Wissenslücken bei Entscheidungsträgern können zu unternehmerischen Fehlentscheidungen führen. Ist das nicht unbegreiflich? Wir leben heute in einer digitalen Welt, in der Informationen in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen, und trotzdem ist die Weitergabe von Wissen einer der größten Schwachpunkte in Unternehmen?

Der größte Teil an unternehmerischem Wissen und Wissen im Allgemeinen ist in den Köpfen der Mitarbeiter wohlbehütet versteckt. Stellen Sie sich vor: Sie finden sich in der (wohl täglich auftretenden) Situation wieder, dass Sie ein Thema zu bearbeiten haben und Entscheidungen darüber treffen müssen, ohne genügend Informationen in welcher Form auch immer zur Verfügung zu haben. Sie wissen, dass es die Informationen gibt, bloß wie finden? Entweder sind die Informationen als Dokumente in den Tiefen der Datenablage oder, im noch schlechteren Fall, nur als "Wissen" in den Köpfen einiger Kollegen verborgen. Was nun?

Die Idee war geboren: Wir wollten eine Anwendung implementieren,

  • die es ermöglicht, Informationsträger verschiedenster Art zu speichern und zu verwalten,
  • die es ermöglicht, schnell und einfach mögliche Informationsträger wie zum Beispiel Dokumente, Bücher, Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter, Schulungsunterlagen... ausfindig zu machen,
  • die es den Mitarbeitern erlaubt, ihr wertvolles Wissen gezielt anderen Kollegen zur Verfügung zu stellen

Weil wir also eine Anwendung schreiben wollten, die auf bestehenden Datenbeständen aufsetzt und welche die unterschiedlichen Informationsträger in neuer Art und Weise integriert, drängten sich Composite Applications als grundsätzlicher Lösungsansatz auf. Mit diesem Framework lassen sich generische Services für alle Informationsträger bereitstellen, die es erlauben, verschiedenste Informationsträger effizient und einheitlich zu nutzen.

 

Der Weg

Um die eigentlichen Bedürfnisse von Benutzern besser zu verstehen, studierten wir, welche Informationen sie benötigen und was die Knackpunkte rund um das Auffinden und Verwalten von Informationsträgern sind. Aus den Contextual Interviews, die wir mit Unterstützung unserer zentralen Designgruppe durchführten, ergaben sich folgende Einsichten:

  • Wissen entsteht häufig aus gemeinschaftlicher Arbeit heraus und wird inkonsistent und für andere unauffindbar auf lokalen, gemeinsam genutzen Servern abgelegt.
  • Es gibt keine systematische Vorgehensweise, wie Mitarbeiter ihr Expertenwissen anderen Kollegen zugänglich machen können.
  • Wissen verteilt sich auf verschiedenste Informationsträger wie Dokumente, Personen, oder Business Objekte, die zusammen einen bestimmten Arbeitskontext darstellen.

Hieraus leiteten wir im Rahmen von Vision- und Brainstorming-Sitzungen folgende Designkonzepte ab:

  • Ein abstraktes Konzept der "Wissensquellen" (Knowledge Resources), das einen einheitlichen Umgang mit Informationsträgern verschiedenster Art erlaubt
  • Ein Meta-Datenmodell zur formalen Beschreibung von Resourcen in Form von "Facetten" und "Merkmalen"
  • Die Möglichkeit, mehrere Wissensquellen (Knowledge Resources) in einer "Kollektion" zusammenfassen zu können

Erste Designskizze

Abbildung 1: Erste Designskizze

Unser erstes Ziel war es, einen Prototypen zu bauen, der das Konzept der neuen Anwendung verdeutlicht, um herauszufinden, ob das Produkt die Kunden tatsächlich dabei unterstützt, Probleme im Bereich Wissensmanagement zu lösen. Diese frühen Prototypen sind für uns extrem wichtig, denn sie helfen uns sicherzustellen, dass das Produkt den Anforderungen von Organisationen und deren einzelnen Mitarbeitern wirklich gerecht wird.

"Wireframe" Prototyp des Knowledge Networks

Abbildung 2: "Wireframe" Prototyp des Knowledge Networks

Der Prototyp wurde beim HR/FI Kongress in Karlsruhe vorgestellt und erhielt sehr positives Feedback von den Kunden. Er wurde auch intern in verschiedenen Bereichen mit Hilfe von Usability-Experten getestet. Wir bekamen dadurch weiteres wertvolles Feedback und Vorschläge für Verbesserungen sowie mögliche zusätzliche Anwendungsbereiche, die für unsere Produktentwicklung nützlich waren. Vor diesem Hintergrund begannen wir damit, eine Spezifikation für unsere neue Anwendung zu schreiben. Gleichzeitig wurde der Prototyp überarbeitet und in New Orleans bei der ASUG 2003 auf Akzeptanz und User Experience getestet. Alle diese Erkenntnisse flossen in die Entwicklung der Anwendung mit ein.

 

Das Produkt

Mit unserer neuen Anwendung "Knowledge Network" kann Wissen in einem Unternehmen systematisch gesucht, gespeichert und wieder gefunden werden. Darüber hinaus können die unterschiedlichen Wissensressourcen (Knowledge Resources) jedes beliebigen Unternehmens modelliert werden. Die Grundlage dafür bildet die Verwaltung der Informationen darüber, wie diese Wissensressourcen aufgebaut sind. Dieses Wissen wird im Metadatenmodell von "Knowledge Network" definiert. Beispielsweise ermöglicht das Metadatenmodell, Mitarbeiter eines Unternehmens als Wissensressource zu beschreiben.

Das Knowledge Network besteht aus folgenden Applikationen:

Knowledge Resource Finder:
Der Knowledge Resource Finder ermöglicht dem Benutzer, Knowledge Resources nach bestimmten Suchkriterien aufzufinden. Knowledge Resources sind Profile von internen oder externen Experten, Dokumenten und Knowledge Collections, die zentral generiert und verwaltet werden. Die Informationen können quer durch das gesamte Unternehmen und aus einer Vielzahl von Systemen kommen.

Knowledge Collection Manager:
Der Knowledge Collection Manager ermöglicht es dem Benutzer Knowledge Collections zu verwalten und zu publizieren. Knowledge Collections sind personalisierte Sammlungen von Knowledge Resources, zu denen man durch ein zentrales unternehmensweites Verzeichnis Zugang hat.

Knowledge Collection Manager

Abbildung 3: Beispielbild des Knowledge Collection Managers (für größere Version ins Bild klicken)

Targeted Info Exchange:
Targeted Info Exchange ermöglicht es dem Mitarbeiter schnell und einfach Informationen über Knowledge Resources an gezielte Gruppen zu verteilen, die durch den Knowledge Resource Finder gesucht und gefunden werden können. Die Empfänger können sofort mit der Knowledge Resource arbeiten, z.B. sie verändern, weiterverteilen oder einer Knowledge Collection zuordnen.

Beispiel für ein Scenario mit Knowledge Network

Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie ein Mitarbeiter Knowledge Network nutzt, um nach Experten mit einer bestimmten Qualifikation zu suchen.

Beispielszenario mit Knowledge Network

Abbildung 4: Beispielszenario mit Knowledge Network

 

Abschluss

Heutzutage ist es für viele Unternehmen ein Problem, dass zwar umfangreiches Wissen vorhanden ist, aber niemand weiss, wie und wo es zu finden ist. Ein großer Teil dieses Wissens befindet sich zudem unerreichbar in den Köpfen der Mitarbeiter selbst. Knowledge Network zielt darauf ab, dieses Wissen, egal in welcher Form es existiert, den Mitarbeitern verfügbar zu machen und so die Effizienz des Unternehmens zu steigern.

 

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